Una de las funciones de la oficina dedicada a la gestión del personal , es informar al departamento contable el desglose de los distintos conceptos e importes derivados de las nóminas, con el objeto de que se puedan contabilizar debidamente en las cuentas que correspondan.
Para ello, y a modo de ejemplo, vamos a utilizar los valores determinados en la liquidación de la nómina que a continuación se detallan, con las siguientes cuentas contables:
Ejemplo:
1105 Bancos.
2370 Retenciones y aportes de nómina.
2610 Provisiones para obligaciones laborales.
5105 Gastos de personal.
| Código | Nombre de la cuenta | Debito | Crédito |
| 250505 | Salarios por pagar | 846,662 | |
| 237005 | Aportes E.P.S | 106,250 | |
| 237006 | A.R.P | 4,437 | |
| 237010 | Aportes parafiscales | 76,500 | |
| 238030 | Fondos de pensión | 131,751 | |
| 261005 | Cesantías | 75,037 | |
| 261010 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 261015 | Vacaciones | 29,190 | |
| 261020 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510506 | Sueldos | 700,000 | |
| 510515 | Horas extras | 50,000 | |
| 510518 | Comisiones | 100,000 | |
| 510520 | auxilio de transporte | 63,600 | |
| 510530 | Cesantías | 75,037 | |
| 510533 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 510536 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510539 | Vacaciones | 29,190 | |
| 510568 | A.R.P | 4,437 | |
| 510569 | Aportes E.P.S | 72,250 | |
| 510570 | Aportes fondo pensiones | 98,813 | |
| 510572 | Aportes cajas de compensación | 34,000 | |
| 510575 | I.C.B.F | 25,500 | |
| 510578 | Sena | 17,000 | |
| Sumas iguales | 1,341,068 | 1,341,068 |
En el caso que a un empleado haya que practicarle una retención de salarios, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado.
Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No nos olvidemos, que la empresa solo puede retener del sueldo del empleado aquellos conceptos autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.
La prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se la considera así porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
No debemos olvidar que a final de año se deben cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, ya que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la renta presunta y el Impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha acreditado en principio en la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso si abonamos en efectivo como salida de caja o mediante transferencia bancaria o cheques.